La Contraloría General de la República (CGR) y la Dirección General de Contrataciones Públicas (DGCP) emitieron una circular conjunta que establece disposiciones transitorias, dirigidas a fortalecer la administración, el registro, el monitoreo y el control de los inventarios de bienes de consumo en las instituciones del Estado.
La disposición, suscrita por el contralor general de la República, Geraldo Espinosa, y el director general de Contrataciones Públicas, Carlos Pimentel Florenzán, responde a lo establecido en el Decreto núm. 385-25, y procura que las entidades públicas adopten criterios uniformes para la gestión de sus inventarios mientras se desarrolla e implementa la solución tecnológica integral contemplada por esa normativa.
La circular está dirigida a los ministerios, direcciones generales y nacionales, instituciones del Gobierno central, entidades descentralizadas y autónomas, organismos de la Seguridad Social, empresas públicas no financieras y demás órganos de la Administración pública que gestionan bienes de consumo. Asimismo, involucra a los comités de contrataciones públicas, departamentos administrativos y financieros, unidades de almacén y suministro, así como a las Unidades de Auditoría Interna de la Contraloría General de la República.
Entre las principales disposiciones figura la homologación obligatoria de los registros de inventario con el Catálogo de Bienes y Servicios administrado por la DGCP, con el propósito de asegurar la comparabilidad, consolidación y trazabilidad de la información utilizada para fines de planificación, monitoreo y control. La medida también contempla asistencia técnica para facilitar la correcta clasificación de los bienes y la validación de la información remitida por las instituciones.
La normativa dispone, además, que las instituciones fortalezcan sus políticas y procedimientos internos para la gestión de inventarios mediante metodologías de clasificación, criterios de abastecimiento y mecanismos de alerta temprana que permitan identificar productos próximos a vencer, bienes sin movimiento o con riesgo de desabastecimiento.
Como parte de estas medidas, las entidades deberán realizar, al menos, un corte semestral de sus inventarios y remitir la información a la Contraloría General de la República, conforme al formato digital único que será habilitado para tales fines. Este mecanismo permitirá contar con información periódica, verificable y estandarizada para fortalecer las labores de supervisión y control.
La circular también establece que, antes de iniciar procesos de adquisición de bienes de consumo recurrentes, las instituciones deberán verificar las existencias disponibles, analizar el consumo histórico y confirmar la necesidad real de reposición. De igual manera, deberán consultar la planificación trimestral del Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC), a fin de garantizar que las adquisiciones respondan a necesidades previamente identificadas y a la programación institucional vigente.
La disposición igualmente instruye a las instituciones a elaborar reportes periódicos dirigidos a sus máximas autoridades sobre el estado de los inventarios, incluyendo información relacionada con existencias críticas, bienes próximos a vencer, necesidades de reposición y otros hallazgos relevantes para la toma de decisiones y el fortalecimiento del control interno.
Como parte de la implementación, la Contraloría General de la República y la Dirección General de Contrataciones Públicas desarrollarán jornadas de capacitación y socialización dirigidas a las entidades comprendidas en el ámbito de aplicación de la circular, con el propósito de facilitar la correcta ejecución de las nuevas disposiciones.
La circular tendrá carácter transitorio y permanecerá vigente hasta que se complete el desarrollo, implementación y estabilización del sistema tecnológico integral para la gestión de inventarios de bienes de consumo previsto en el Decreto núm. 385-25. Su entrada en vigor será efectiva a partir de su publicación y difusión en los portales institucionales de la Contraloría General de la República y la Dirección General de Contrataciones Públicas.